الاختصــاصـات

الرجوع

اختصاصات مكتب الوزير

اختصاصات مكتب الوزير

استلام الرسائل والمذكرات والتقارير الواردة وتصنيفها وعرضها على الوزير مع الخلفيات المتعلقة بها.

• تنسيق الاتصالات بالإدارات الأخرى فيما يتعلق بتوجيهات وقرارات الوزير والقيام بأعمال المتابعة اللازمة.
• إبلاغ التعليمات والتوجيهات الصادرة من الوزير إلى الجهات المختصة ومتابعة ما يتخذ بشأنها، وعرض نتائج المتابعة على الوزير.
• إعداد المكاتبات والرسائل الصادرة من الوزير.
• القيام بأعمال الترجمة والطباعة والملفات وكافة الأعمال المكتبية الخاصة بالوزير.
• تنظيم المقابلات والاتصالات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
• الإعداد للاجتماعات التي يرأسها الوزير.
• توفير الخدمات المكتبية اللازمة.
• القيام بأي أعمال أخرى وفقاً لتوجيهات الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

ــــــم التنســـــــيق

بمكــــتب الــــــوزيـــــــــــــر

استلام الرسائل الواردة وتسجيلها وتوزيعها على المعنيين بالمكتب.

• تحضير خلفيات الرسائل الواردة للمكتب.
• تسجيل الرسائل والمذكرات الصادرة وإرسالها.
• حفظ الرسائل والتقارير والوثائق في الملفات المخصصة.
• ترتيب وتبويب الملفات.
• طباعة القرارات الوزارية والرسائل والمذكرات.
• توفير الأدوات والمستلزمات القرطاسية للمكتب.
• القيام بأعمال النسخ وتصوير المستندات.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســــــم المتـــابـــــــعة

بمكتــــب الــــوزيـــــــــــر

• متابعة المواضيع المحالة للدراسة والإفادة من مكتب الوزير للجهات التابعة للمكتب للإفادة بما تم اتخاذه بشأنها.
• متابعة المواضيع الصادرة من مكتب الوزير إلى الجهات الحكومية خارج المكتب لاستعجال الرد بشأنها.
• متابعة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة بشأنها.
• إعداد تقارير دورية بالمواضيع التي لم يصل الرد بشأنها.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

إختصاصات

 قســــــم الاستقبــــــــال

 بمكتــــــــــب الوزيـــــــــــــر

• استقبـــــــــــــــال المــــــــــــــراجعين لمقـــــــــــــــــابلة الــــــــوزيـــــــــر.
• إخطــــــار قســــــم استقبــــــال وتســـــجيل الطلبـــــــات بدائــرة خــــدمة المراجعـيــــن بمواعيد المقابلات التي تم تحديدها.
• القيـــــــــام بأي أعمــــال أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر والتي تدخل ضمن نطاق اختصـــاصاته.

المـــكتـــــب الـــفنـــــي

• القيام بدراسة ومراجعة وتقييم المشاريع الاستثمارية لمختلف الجهات الحكومية والخاصة كالشركات والمؤسسات والمستثمرين بالسلطنة أو خارجها والتي تعرض للموافقة عليها من قبل المكتب وذلك من كافة الجوانب الاجتماعية والفنية والاقتصادية وغيرها وبيان جدواها وما قد يترتب عليها من إيجابيات أو سلبيات قبل البدء في تنفيذها.
• تحديد أولويات وأهمية المشاريع الاستثمارية ومواقع تنفيذها.
• تقديم المشورة والرأي الفني في مختلف المجالات التنموية التي تعرض على الوزير.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

    اختصاصات دائرة العلاقات العامة والإعلام

• الإشراف على إعداد وتنظيم دعوات المكتب في المناسبات الرسمية.
• جمع وتصنيف وحفظ المعلومات المتعلقة بأنشطة المكتب.
• استقبال زوار وضيوف المكتب والقيام بالأعمال المتعلقة بتحديد وتنفيذ برامج زياراتهم وإقامتهم.
• القيام بالنشاطات الهادفة إلى ترابط العاملين في المكتب.
• القيام بالأعمال المتعلقة بتسهيل مهمة رجال الإعلام والتنسيق مع المختصين بالمكتب بشأن نشر المعلومات.
• إدارة وتطوير المكتبة وإعدادها بما يمكن من الاستفادة منها.
• إعداد التقارير الدورية عن إنجازات وأعمال المكتب.
• القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاتها.

قســــــم العلاقـــــــــات العامة

بدائرة العلاقات العامة

• إعداد البرامج الزمنية لتنفيذ الأنشطة المختلفة للعلاقات العامة.
• إعداد وتنظيم دعوات المكتب في المناسبات الرسمية.
• العمل كأداة ارتباط واتصال بين المكتب ومختلف الجهات الحكومية وغيرها.
• تنظيم استقبال الوفود الزائرة وترتيب الإجراءات الخاصة بإقامتهم.
• إعداد الترتيبات اللازمة الخارجية للمؤتمرات والندوات وورش العمل واللقاءات العالمية داخل السلطنة التي يعقدها المكتب بالتنسيق والتعاون مع الجهات الأخرى ذات العلاقة.
• إعداد برنامج زيارة للوفود الزائرة ومتابعة تنفيذه بعد اعتماده.
• توفير ومتابعة احتياجات الدائرة من الخدمات الإدارية والمكتبية.
• تخليص المعاملات الخاصة بالعاملين الأجانب بالمكتب من إقامة وتأشيرات وإلغاء إقامتهم عند المغادرة في المطار.
• القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســـــــــم الإعـــــــــــــــــــلام

بدائرة العلاقات العامة والإعلام

• توزيع وتسليم وحفظ الصحف والمجلات اليومية والأسبوعية.
• إعداد البيانات الإعلامية الخاصة بأنشطة المكتب ورفعها للمسئولين للاعتماد.
• إعداد أرشيف صحفي لكافة الأخبار وعمل القصاصة اليومية ورفعها إلى الجهات المسؤولة بالمكتب.
• إعداد الدليل الخاص بهواتف المسئولين بالمكتب وتجهيزه وتوزيعه.
• الاتصال بالجهات الخارجية والداخلية وفقاً لمتطلبات العمل.
• الاتصال بالأجهزة الإعلامية المختصة فيما يتعلق بالأمور الإعلامية للمكتب ووضع خطة إعلامية لنشر أخبار المكتب.
• إبراز إنجازات المكتب باستخدام مختلف وسائل الإعلام ونشر أدلة إرشادية بما تقدمه من خدمات.
• التعريف بنشاطات المكتب باستخدام مختلف وسائل الإعلام ونشر أدلة إرشادية بما تقدمه من خدمات.
• دراسة احتياجات المكتب من الصحف والمجلات والاشتراك السنوي فيها وتجديدها بالتنسيق في ذلك مع جهات الاختصاص.
• تنسيق المقابلات الصحفية مع المسئولين بالمكتب.
• إعداد التقارير اللازمة عن عمل الاحتفالات والعمل الإعلامي الخاص بالمكتب.
• القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســـــــم الـــمكتبــــــــــــــــة

بدائرة العلاقات العامة والإعلام

• تطوير المكتبة والعمل على إثرائها وتغذيتها بالكتب والدوريات والمجلات والصحف.
• تنظيم الإطلاع والقراءة داخل المكتبة.
• تنظيم إعارة الكتب من المكتبة واسترجاعها.
• تصنيف الكتب والدوريات والمجلات والصحف حسب نظم المكتبات.
• حفظ الدوريات والمجلات والصحف.
• القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات دائرة التدقيق الداخلي

• التحقق من تطبيق أحكام القانون المالي واللوائح التنفيذية المنظمة لذلك.
• التحقق من تطبيق وتنفيذ القوانين واللوائح والنظم والقرارات والإجراءات الإدارية المتبعة بالمكتب والجهات التابعة له.
• التحقق من كفاءة الأنظمة الإدارية والكشف عن أوجه النقص والقصور فيها واقتراح وسائل علاجها وتلافيها بما يتفق مع اختصاصات وأعمال مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار.
• اقتراح النظم والإجراءات الكفيلة بالرقابة المالية والإدارية للمكتب.
• إعداد برنامج التدقيق السنوي واعتماده من الوزير قبل بداية كل سنة مالية.
• إعداد التقارير الدورية - ربع السنوية – أو أي تقارير أخرى يطلب إعدادها تتضمن نتائج التدقيق الداخلي، والمخالفات وأسبابها، واقتراح وسائل تلافيها، وعرض تلك التقارير على الوزير.
• دراسة الملاحظات الواردة من جهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة ورفع نتائجها إلى الوزير.
• مراجعة كشوفات التعديلات اليومية للرواتب وحركة التغييرات فيها وما يتضمنها من قرارات كالإجازات والعودات والخصومات والترقيات ونهاية الخدمة وما في حكمها .  
• ـ مراجعة كشوفات الرواتب الشهرية في الموعد المحدد وفـق النظام المالي المتبع .
• مراجعة سندات الصرف للرواتب وإستلامها في النظام المالي الموحد .
•  مراجعة سندات الصرف للعقود الخاصة والمهمات الرسمية والتدريب والتذاكر وما في حكمها.
• مراجعة سندات الإيجارات وكل ما يتعلق بها .
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاتها.

     اختصاصـــــات

قسم مراجعة الإيــــــرادات

بدائرة التدقيق الداخــــــلي

• المتابعة المستمرة لتحصيل الإيرادات وبحث أوجه القصور فيها.
• مراجعة وتدقيق الإيرادات الخاصة بالمكتب والجهات التابعة له والتأكد من مطابقتها للقوانين والأنظمة المالية المتبعة.
• اتخاذ الإجراءات التي من شأنها تحصيل الإيرادات المستحقة للمكتب والجهات التابعة له في مواعيدها المحددة دون تأخير.
• متابعة عملية توريد الإيرادات المحصلة من خلال الدفاتر والمستندات الخاصة بذلك للتحقق من مدى التقيد بالقوانين والأنظمة ذات الصلة.
• إجراء الدراسات المتعلقة بزيادة الإيرادات وإيجاد الوسائل المناسبة لتحصيلها.
• إبداء الرأي في شأن الطلبات المتعلقة بشطب قيمة الخسائر التي تلحق الأموال العامة المخصصة للمكتب في حالة عدم وجود مسئول عن تلك الخسائر أو إذا تعذر معرفته رغم إجراء التحقيق اللازم وذلك قبل عرضها على وزارة المالية.
• دراسة التقارير الواردة من الجهات المختصة عن مستوى التحصيل، وبحث أوجه القصور واقتراح الأسلوب المناسب لمعالجتها.
• إعداد التقارير الدورية وغير الدورية الخاصة بسير عمل الإيرادات.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

قسم مراجعة المصروفات

بدائـــرة التدقيــق الداخلــي

• مراجعة وتدقيق سندات الصرف الصادرة من الجهات التابعة للمكتب قبل الصرف والتحقق من أن الصرف يتم وفقاً للقوانين واللوائح والنظم المقررة مع مراعاة القيود المحاسبية.
• مراجعة أعمال السلفة المستديمة والمؤقتة مع مراعاة أحكام المنشور المالي رقم (4/85) في أن السلف المستديمة والمؤقتة.
• مراقبة مدى الالتزام بالأنظمة المالية المتعبة في عملية الشراء من خلال المستندات المؤيدة والتأكد من أن التصريح بذلك تم وفقاً للإجراءات المقررة.
• التأكد من أن المبالغ تصرف في الأغراض المخصصة لها.
• إعداد التقارير الدورية وغيرها عن سير أعمال القسم.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

قسم الرقابة المالــية

بدائرة التدقيق الداخلي

• إعداد برامج العمل السنوي للقسم بما يحقق الإنجاز الأمثل وعرضه على مدير الدائرة لاعتماده.
• مراجعة أعمال المخازن والسيارات ووسائل النقل والحسابات الختامية للمكتب والجهات التابعة له.
• اقتراح النظم الكفيلة بالرقابة بما يتفق مع طبيعة اختصاصات وأعمال المكتب.
• جرد الخزائن الخاصة بالمكتب والجهات التابعة له بصفة دورية ومفاجئة وفقاً للنظم واللوائح والمنشورات المالية المعمول بها وإعداد تقرير بنتيجة الجرد.
• تلقي تقارير جهاز الرقابة المالية للدولة التي تحال من المدير ودراستها ومتابعة الجهات المعنية تمهيداً للرد عليها.
• إعداد التقارير الدورية وغيرها عن سير أعمال اقسم.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.                               

قسم الرقابة الإدارية

بدائرة التدقيق الداخلي

• التحقق من تطبيق وتنفيذ القوانين واللوائح والنظم والقرارات والإجراءات الإدارية المتبعة بالمكتب والجهات التابعة له.
• التحقق من كفاءة الأنظمة الإدارية والكشف عن أوجه النقص والقصور فيها واقتراح وسائل علاجها وتلافيها بما يتفق مع اختصاصات وأعمال مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار.
• مراقبة ومتابعة الإجراءات والمعاملات الإدارية للجهات التابعة لمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار والتحقق من صحة سير العمل وفق الخطط والبرامج بما يحقق الأهداف المرجوة.
• تقييم أداء الجهات التابعة لمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار والتحقق من استخدام الموارد البشرية بكفاءة وفعالية.
• الكشف عن أوجه القصور في الأداء والإنتاج وتحديد المسؤولية.
• إعداد برنامج العمل السنوي للقسم وعرضه على مدير التدقيق لإعتماده.
• مراجعة وتدقيق القرارات الخاصة بشؤون الموظفين وقرارات النقل الداخلي والتحقق من أنها صدرت وفقاً للقوانين واللوائح التنظيمية.
• تلقي تقارير جهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة (الإدارية) التي تحال إلى المكتب ودراستها ومتابعة الجهات المعنية تمهيداً للرد عليها.
• فحص المخالفات الإدارية التي تقع من العاملين بالمكتب والجهات التابعة له واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة اكتشاف أي مخالفة إدارية بالمكتب.
• الكشف عن حالات سوء استعمال السلطة وتضارب المصالح والمحاباة والمخالفات الإدارية وطلب تحديد المسؤولية واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
• الرقابة الوقائية والتأكد من حسن سير العمل واقتراح النظم الكفيلة بالرقابة الإدارية لدى المكتب والجهات التابعة له.
• إعداد التقارير الدورية وغير الدورية حول سير أعمال قسم الرقابة الإدارية والمخالفات وغيرها وعرضها على المعنيين.
•  القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

قسم مراجعة الرواتب

بـــــدائــــــــــرة التدقيــــــــــق الداخلـــــــــي

• مراجعة كشوفات التعديلات اليومية للرواتب وحركة التغييرات فيها وما يتضمنها من قرارات كالإجازات والعودات والخصومات والترقيات ونهاية الخدمة وما في حكمها.  
• مراجعة كشوفات الرواتب الشهرية في الموعد المحدد وفـق النظام المالي المتبع.
•   مراجعة سندات الصرف للرواتب وإستلامها في النظام المالي الموحد.
•  المراجعة والتأكد من قانونية القرارات الصادرة بشأن الرواتب المتعلقة بالموظفين وتنفيذها وفق اللوائح والنظم والقوانين المالية.
•   إعداد التقارير الدورية وغير الدورية حول سير العمل بالقسم.
•  القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن اختصاصاته.

قسم مراجعة الأجور والمستحقات والإيجارات

بـــــدائــــــــــرة التدقيــــــــــق الداخلـــــــــي

• مراجعة سندات الصرف للعقود الخاصة والمهمات الرسمية والتدريب والتذاكر وما في حكمها.
•  مراجعة سندات الإيجارات وكل ما يتعلق بها.
• إستلام سندات الصرف بعد مراجعتها في النظام المالي الموحد.
• التأكد من قانونية القرارات الصادرة بشأن الأجور والمستحقات المتعلقة بالموظفين وتنفيذها وفق اللوائح والنظم والقوانين المالية.
• إعداد التقارير الدورية وغير الدورية حول سير العمل.
•  القيام بأي أعمال يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن اختصاصاته.

اختصاصات دائرة التخطيط والمتابعة

• جمع وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بكل جهة والتي تتطلبها أغراض التخطيط ، والعمل على تطويرها وتحديثها بصورة منتظمة، على أن تكون مجهزة بشكل نصف سنوي- كلما أمكن.
• القيام بالتنسيق مع الجهات المختصة في وضع الخطة القطاعية التي يشرف عليها المكتب بما في ذلك الأهداف والسياسات ومن ثم إقتراح البرنامج الاستثماري الخاص بها.
• التنسيق مع الجهات المختصة للقيام بزيارات ميدانية لكافة ولايات المحافظة لتحديد احتياجات كل ولاية وجدولتها حسب الأولويات.
• مراجعة ومتابعة وتقييم الأهداف والسياسات المعتمدة من حيث جدواها وموضوعيتها وإمكانية تنفيذها، وتحديد الصعوبات والعوائق التي تقف في طريق تحقيقها، ومن ثم طرح التعديلات المناسبة عليها.
• المتابعة الميدانية المباشرة لبعض المشاريع ذات البعد الإستراتيجي للوقوف ميدانياً على ما تم إنجازه من مراحل تنفيذها بالتنسيق مع المعنيين بالجهات المختصة، وإعداد تقارير توضح ما تم إنجازه والمراحل المتبقية والصعوبات التي تواجه التنفيذ إن وجدت.

• تقييم المشروعات المعتمدة بخطة المكتب ومتابعة تنفيذها مع بيان الصعوبات والمعوقات التي تؤثر على سير التنفيذ وطرح الحلول والتوصيات الهادفة لتصحيح مسار أداء البرنامج الاستثماري.
• إعداد تقارير المتابعة الدورية عن الأداء المالي والاقتصادي والاجتماعي من سياسات سكانية وما يتصل بها وغيرها من أبعاد التنمية المتصلة بالقطاعات التي تشرف عليها.
• إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بالتخطيط الإنمائي والمالي.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاتها.

        اختصاصات

قسم المتابعة والتنسيق الإنمائي

بــــــدائرة التخطـــيط والمتابعـــة

• متابعة تنفيذ المشروعات والخطط الإنمائية واقتراح الحلول المناسبة لتذليل الصعوبات التي تعيق تنفيذها حسب البرامج الزمنية.
• إعداد تقارير المتابعة الدورية عن موقف تنفيذ المشاريع الإنمائية.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

قسم الدراسات والتخطيط

بدائرة التخطيط والمتابعة

• إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بالتخطيط الإنمائي.
• المشاركة في إعداد الخطط القطاعية والبرامج الاستثمارية التابعة للمكتب.
• مراجعة وتقييم الخطط القطاعية والبرامج الاستثمارية من حيث جداولها وإمكانية تنفيذها بالتنسيق مع الجهات المختصة .
• المشاركة في تحديد أولويات المشاريع الإنمائية.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

• ـــــم الإحصــــــــــاء

بدائرة التخطيط والمتابعة

• جمع البيانات الإحصائية المتعلقة بالجهات التابعة للمكتب والجهات الأخرى بالمحافظة والتي تتطلبها أغراض التخطيط.
• العمل على تطوير وتحديث البيانات المتوفرة بصفة دورية.
• تحليل البيانات الإحصائية واستخراج المؤشرات والنتائج حول موضوعات البحث.
• إعداد قاعدة بيانات تتعلق بكافة المعلومات والبيانات المختلفة لكافة جهات المكتب والجهات الأخرى بالمحافظة وتحديثها كلما لزم الأمر ذلك.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات دائـــــرة الــــوثـــــائــــق

• إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق.
• القيام بالأعمال المتعلقة بالبريد.
• تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة للوثائق.
• تقديم المساعدة الفنية للموظفين في عملية تحويل الوثائق الجارية إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة.
• إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للجهات المنشئة لها عند الطلب.
• ترحيل المحفوظات إلى الهيئة.
• إتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها وفق القواعد المقررة.
• المشاركة في الفعاليات التي تنظمها الهيئات والمنظمات ذات العلاقة داخل البلاد وخارجها.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاتها.

اختصاصات

 

قســـــــــم الـــبريـــــــــد

بـــدائـــــــرة الوثـــائــــق

• تسجيل البريد الصادر والبريد الوارد بالجهة المعنية وفقا للتسلسل العددي والزمني مع الأخذ بعين الاعتبار لنظام تصنيف الوثائق المعتمد لدى الجهة.
• تسليم أصول البريد الوارد إلى التقسيمات المعنية بالجهة وحفظ نسخ منه.
• توجيه البريد الصادر إلى الجهات المعنية وحفظ نسخ منه.
• مساعدة تقسيمات الجهة المعنية في الحصول على نسخ من البريد الصادر أو البريد الوارد.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قسم تنظيم الوثائق

بدائــــرة الـــوثائـــق

• إعداد الأدوات الإجرائية المتعلقة بإدارة الوثائق وخاصة منها نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها وأدلة استرجاعها وذلك بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
• مساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات.
• مراجعة نظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق كلما اقتضى الأمر ذلك.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســــــم الحفـــــــظ

بـــدائـــــرة الوثائـــق

• إسداء المعونة الفنية إلى تقسيمات الجهة المعنية لتحويل وثائقها التي لم تعد جارية الاستعمال إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة.
• ترتيب الوثائق الوسيطة وحفظها وتنظيم الإطلاع عليها.
• فرز الوثائق الوسيطة ثم ترحيلها إلى الهيئة أو إتلافها.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات دائرة خدمة المراجعين

• اســــــــتقبال المـــراجعيــــن واســتــــــــلام وتســـجيــــل طلبــــــــــاتهـــــم.
• إرشاد المراجعين إلى استيفاء الخلفيات المطلوبة بشأن طلباتهم وتوجيههم إلى الجهـــات المعنـيــة بــالمكـــتب.
• إنشــاء ســجل لقيــد مــا يتم استلامه وتسليمه من طلبات وموضوعات خاصة بالمراجعيــن والجهـات المحــال إليهــا الطلبــات .
• فــرز طلبــات المــراجعين وعــرض مـا يلزم منها على الوزير لأخذ التوجيه بشأنها.
• التنســـيق مــع مكـــتب الـــوزيـــر بشـــأن طلبـــات مقــــابــلـــة الـــــوزيـر.
• القيــام بــأعمال متــابعة مختلف الجهــات المعــنـيــة للمــواضيع المقـدمة من المراجعيـــن لضمـــان عــدم تأخـــرهـــا.
• إبــلاغ مقــدم الطلب بالإجراءات التي إتخذت حيال طلبه والنتيجة التي انتهت إليها.
• رفـع تقرير دوري إلى الوزير حول الموضوعات المتعلقة بالمراجعين وعمل جــداول إحصـــائية بعـد حصـــرهــا وفــرزهــا وتصنيفهــــا.
• القيـــام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطــاق اختصاصاتها.

اختصاصات

قسم استقبال وتسجيل الطلبات

بدائرة خدمة المراجعين

• استقبال المراجعين واستلام طلباتهم وإرشادهم إلى إستيفاء الخلفيات المطلوبة وتوجيههم إلى الجهات المعنية.
• تسجيل أســماء المراجعين الذين يطلبون مقابلة الوزير لرفعها من المدير إلى مكتب الوزير للتوجه بشأنها.
• تســــــــجيــــل وتصـــــــنـيـف طلبـــــــات المـــــــراجعــيــــن.
• إنشـــاء ســجل لقيــد مـا يتم استلامه وتسليمه من طلبات وموضوعات خاصة بالمراجعين والجهات المحال إليها الطلبات .
• فــرز طلبـات المراجعيــن وعــرض ما يلزم منها على المدير لأخــذ التوجيه بشأنهـا.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

إختصاصات

 قسم المتابعة

بدائرة خدمة المراجعين

• القيــام بأعمـال متابعة مختلف الجهــات المختصــة بالمواضيــع المقــدمة من المراجعين لضمان عدم تأخرها.
• رفـع تقرير دوري إلى المدير حول متابعة الموضوعات المتعلقة بالمراجعين وإعداد جداول إحصائية للموضوعات المتعلقة بالمراجعين بعد حصرها وفرزها وتصنيفها.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

إختصاصات

 قســم إبلاغ المراجعين

بدائرة خدمة المراجعين

-  إبلاغ المراجعين بالإجراءات التي إتخذت حيال طلباتهم والنتيجة التي انتهت إليها.

-  الـــرد على اســتــفــسارات المــراجعيــن بشــأن طلبــاتهم المقدمــة لــدى الـدائرة.

-  رفـــــع تقريــــر دوري إلى المـــديــر بشــــأن الطلبــــات التـــي تــم إنجـــازهــا.

-  القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات دائرة أمن المعلومات الإلكترونية

• إيجاد وتفعيل نظام لإدارة الأمن الالكتروني والسلامة المعلوماتية بالمكتب.
• إعداد خطط التدقيق والتقييم الأمني على البرامج والشبكات والنظم ونشاطات المستخدمين ومتابعة تنفيذ التوصيات الخاصة بالحلول الأمنية المناسبة.
• إيجاد ومراجعة السياسات والإجراءات الخاصة بأمن المعلومات الإلكترونية والسلامة المعلوماتية بما في ذلك امن الوثائق ومتابعة تنفيذها.
• المشاركة في إعداد ومراجعة خطط الطوارئ واستمرارية الأعمال.
• متابعة الالتزام بالمعايير والسياسات المعتمدة في مجال أمن المعلومات الإلكترونية والسلامة المعلوماتية.
• ضمان متابعة التحذيرات والإعلانات الأمنية الخاصة بالمخاطر والثغرات.
• التعامل مع الحوادث الأمنية للمعلومات الإلكترونية المعلوماتية والإبلاغ عنها.
• تحليل المخاطر والتهديدات الإلكترونية ونطاق تأثيرها.
• التنسيق بخصوص تحليل الأدلة الرقمية المرتبطة بالحوادث الأمنية.
• التأكيد من عدم إساءة استخدام الأجهزة والنظم، والالتزام بتعليمات أمن وسلامة البيانات.
• التنسيق بخصوص تنفيذ برامج التدريب والتوعية في مجال الأمن الإلكتروني والسلامة المعلوماتية الالكترونية.
• رفع تقارير دورية إلى المسؤولين عن مؤشرات الأداء الرئيسية لأمن المعلومات الالكترونية والمخاطر والحوادث الأمنية المكتشفة.
• إعداد خطة عمل سنوية لأولويات العمل بالدائرة، وبرمجة تنفيذها على مدار العام ورفع تقارير دورية عن ما تم انجازه، ومعوقات التنفيذ إن وجدت.
• القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاتها.

اختصاصات مكتب أمن المكتب

• المحافظة على أمن وسلامة المعلومات والوثائق والأجهزة وكافة منشآت المكتب.
• استلام ومراجعة المراسلات الخاصة بمكتب أمن المكتب وإعداد الردود اللازمة وفقاً لتوجيهات الوزير.
• القيام بالأعمال المتعلقة باستمارات التعيين والترقية والنقل بجميع أنواعها ومراجعتها والإشراف على متابعتها من الجهات المختصة.
• القيام بزيارات ميدانية للتأكد من إحكام نظام الأمن.
• القيام بالاتصالات الأمنية مع إدارة الأدلة الجنائية في المواضيع ذات العلاقة وكذلك القيام بالإتصالات مع الإدارة العامة للتحريات والتحقيقات الجنائية في المواضيع ذات العلاقة.
• التنسيق مع الجهات المختصه نحو إقامة ندوات التوعية الأمنية.
• القيام بالإتصالات مع الجهات الأمنية حسب متطلبات العمل.
•  التنسيق نحو استخراج الصحيفة الجنائية لبعض الموظفين حسب متطلبات العمل.
• اتخاذ الإجراءات اللازمة نحو مساءلة الموظفين في حالة فقدان أية مستندات أو وثائق رسمية مصنفة أو الإطلاع عليها من قِبل أي شخص ليس له الحق في ذلك.
• اعتماد بطاقات دخول الموظفين الذين يكلفون بأعمال إضافية بعد انتهاء الدوام الرسمي وكذلك عمال النظافة.
• وضع أساليب حماية المواد المصنفة بما يضمن الحافظ على سريتها.
• التأكد من إغلاق الأجهزة الكهربائية والإلكترونية وأبواب المبنى بعد انتهاء الدوام الرسمي.
• استخدام نظام أمني موحد وتطبيقه بتسجيل المفاتيح والاحتفاظ بالمفاتيح الرئيسية (الماستركي) إلى جانب نسخ منها تحسباً لأي طارئ.
• العمل على تدريب وتوعية الموظفين أمنياً.
• مراقبة وتنظيم دخول سيارات الموظفين والزوار والمراجعين عبر البوابة الرئيسية ووضع الضوابط اللازمة لتخصيص المواقف المتاحة.
• الإشراف على أعمال حراسة مباني المكتب وتوفير وتدريب وإعداد الحراس اللازمين مع الجهات المختصة.
• إعداد تقارير دورية عن سير العمل ورفعها إلى الوزير.
• القيام بأي أعمال أخرى وفقاً لتوجيهات الوزير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســم بيانات الموظفين

 بمكتب أمن المكتب

• القيام بحماية أمن وسلامة المعلومات المصنفة والمحافظة على سريتها.
• القيام بالأعمال المتعلقة باستمارات التعيين والترقية والنقل ومتابعتها مع الجهات المختصة.
• مخاطبة الجهات المختصة لاستيفاء الإجراءات الأمنية المتعلقة بموظفي المكتب.
• حفظ المراسلات المصنفة والتقارير المتعلقة بكل موظف في ملفه السري والمحافظة على سريتها.
• اتخاذ الإجراءات اللازمة نحو مساءلة الموظفين في حاله فقدان أي مستندات ووثائق رسمية مصنفه.
• العمل على تدريب وتوعيه الموظفين أمنياً.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قســم حراسة المنشآت

 بمكتب أمن المكتب

• تولي مسؤولية كافة النواحي الأمنية لمبنى المكتب.
• الأشراف على حراس منشأت مبنى المكتب.
• إصدار بطاقات وتصاريح دخول الموظفين والمراجعين للمكتب أثناء وبعد الدوام الرسمي وكذلك عمال النظافة والفنيين.
• التأكد من إغلاق الأجهزة الكهربائية وأبواب المبنى بعد انتهاء الدوام الرسمي.
• الإشراف على تدريب وإعداد الحراس اللازمين بالتنسيق مع الجهات المختصة.
• إعداد التقارير الدورية عن سير العمل واقتراح الحلول المناسبة.
• استخدام نظام أمني موحد وتطبيقه بتسجيل المفاتيح والاحتفاظ بالمفاتيح الرئيسية (الماستركي ).
• القيام بأي أعمال أخرى  يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات

قسم التنسيق والإتصالات الأمنية

بمكتب أمن المكتب

• القيام بالاتصالات الأمنية مع إدارة الأدلة الجنائية في المواضيع ذات العلاقة.
• التنسيق مع الجهات المختصه نحو إقامة ندوات التوعية الأمنية.
• القيام بالإتصالات مع الجهات الأمنية حسب متطلبات العمل.
•  التنسيق نحو استخراج الصحيفة الجنائية لبعض الموظفين حسب متطلبات العمل.
• القيام بالإتصالات مع الإدارة العامة للتحريات والتحقيقات الجنائية في المواضيع ذات العلاقة.
• القيام بالإتصالات مع إدارة الهجرة والجوازات في مواضيع ذات العلاقة.
• التنسيق مع إدارة الدفاع المدني والإسعاف نحو تنفيذ خطة الإخلاء في حالات الطواري.
• إعداد تقارير أمنية دورية وغير دورية حسب متطلبات العمل.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

اختصاصات المستشارون والخبراء

يمارس المستشار أو الخبير في مجال اختصاصه ما يلي:

• دراسة ما يعرض عليه من موضوعات وإبداء الرأي الفني فيها.
• تقديم المشورة الفنية في مجال اختصاصه بالنسبة لتطوير العمل.
• القيام بأي أعمال أخرى تطلب منه والتي تدخل ضمن نطاق اختصاصاته.

الرجوع